Arhivare electronica

Arhivarea electronica reprezinta o solutie moderna si eficienta de stocare, conservare si acces rapid la docmente.
Pentru organizatiile care detin sucursale, arhivarea electronica devine o necesitate, fiind o modalitate rapida de a se accesa documentele emise in diferite locatii.

Procedura de arhivare electronica are cateva etape,care difera in functie de nevoile clientului:

1. analiza arhivei fizice a clientului;
2. scanarea si indexarea documentelor;
3. exportul si conservarea documentelor si a datelor asociate pe diferite medii de stocare;
4. integrarea acestor date in baza de date preexistenta a clientului.

Avantajele arhivarii electronice sunt evidente:

• posibilitatea regasirii, editarii, transmiterii unui document;
• posibilitatea identificarii automate a utilizatorilor documentelor, a nivelului de acces la anumite documente.

Prin externalizarea serviciului de arhivare electronica se pot obtine multe beneficii:

• reducere costuri de operare;
• reducere costuri de investitii in echipamente;
• accesul rapid si sigur la documente;
• economisire de spatiu si resurse destinate stocarii; realizarea back-up-ului fara ca resursele hard si soft ale societatii sa fie solicitate;
• reducerea costurilor cu personalul.