Arhivare fizica

Arhivarea fizica presupune mai multi pasi.

1. Se preia pe baza de proces verbal de predare primire de la beneficiar de catre echipa noastra.
2. Transportul la depozitul nostru in cazul in care nu se poate asigura spatiul necesar de catre beneficiar.
3. Identificarea dupa Nomenclatorul Arhivistic a documentelor.

Selectionarea este o operatie importanta fiind in acelsi timp si foarte dificila deoarece presupune:

1. stabilirea fondului de documente cu valoare documentar istorica; 
2. eliminarea din arhiva a documentelor care, indeplinind termenul de pastrare, nu mai prezinta importanta pentru detinator.
3. pe baza inventarului, specialistii pot identifica documentele prelucrate.

De regula, documentele de hartie isi termina circuitul dupa procesare intr-un biblioraft sau sertar. In timp ce acestea ocupa din ce in ce mai mult spatiu, nu sunt grupate in dosare potrivit problemelor si termenelor de pastrare si sunt imposibil de regasit.
Solutia: Ordonarea dosarelor se face in functie de inventarele existente sau de Nomenclatorul Arhivistic.
Ordonare dosarelor se face numai dupa activitatea de pregatire a spatiului de depozitare si a finalizarii fazei de legare pe intreg fondul arhivistic.
Ordonarea pe rafturi se realizeaza cronologic-structural, alfabetic, geografic sau dupa alte criterii stabilite, in functie de profilul activitatii institutiei si pe termen de pastrare conform instructiilor legii 16/1996.

Daca doriti sa aveti ordine in hartii, sa asigurati confidentialitatea unor informatii, atunci aveti nevoie de specialisti cu experienta in managementul arhivistic care sa lucreze cu dumneavoastra.
Inventarierea dosarelor inseamna luarea in evidenta a unitatilor arhivistice conform criteriilor stabilite in Nomenclatorul Arhivistic.
Inventarierea se face conform formularelor din legea 16/1996 precum si pe suport magnetic.
SAVEDOC SRL poate asigura la cerere cutii de arhivare de diferite dimensiuni standard.
Activitatea se desfasoara la sediul unitatii contractante de catre angajatii SAVADOC SRL, sub supravegherea si indrumati de un responsabil numit de condecerea beneficirului.
Eliminati risipa de munca, economisiti spatiu, timp de cautare si cost in regasirea unui document.
Protejati intreaga informatie si puteti asigura raspunderea gestionarii si limitarea accesului.
Avantaj competitiv al raportului pret / performanta.

1. Punem la dispozitia dumneavoastra un serviciu specializat la un cost foarte bun. In general constituirea unui dosar costa mai putin decat un biblioraft, iar spatiul ocupat se reduce la 1/3 din volumul unui biblioraft.
2. Aranjarea documentelor. Un dosar poate fi costituit dintr-o fila sau mai multe file pana la max 250-300 file, adica max. 2,5 cm grosime. In cazul in care dosarul de baza are mai mult de 300 de file se creaza un alt dosar tinandu-se cont de ordonarea initiale.
3. Legarea se face cu sfoara in copreti de carton, astfel incat sa fie permisa citirea completa a textului din interiorul dosarului.
4. Dosarul este etichetat fata si cotor. Eticheta contine compartimentul, anul, continutul pe scurt al dosarului si indicativul din nomenclator sau inventar, iar in anumite cazuri si volumul. Dupa legare dosarul se sigileaza.
5. La cerere dosarul se numeroteaza, iar numarul de pagini se trece pe eticheta de sigiliu.

Depozitul de arhiva este un spatiul destinat documentelor, construit si amenajat special, respectandu-se criteriile specifice in ceea ce priveste amplasamentul, rezistenta, microclimatul, paza si protectia documentelor.

Amenajarea spatiului este una din cele mai importante activitati pentru ca de ea depinde pastrarea in conditii foarte bune a documentelor unitatii.

Conform art. 81 din Normele de aplicare a legii 16/1996 care impun pastrarea documentelor, firma noastra asigura dotarea incaperilor sau a incaperii cu rafturi metalice profesionale, cutii de arhivare si coperti pentru lagare.